Tradesoft Document Processing Framework
לייצר ולפענח מסמכים, ולנהל שינויים
האתגר:
מסמכים משמשים את תהליכי העבודה בכל ארגון - הן כאבני בניין למידע גולמי, והן כתוצרים של עיבוד מידע.הטיפול במסמכים במסגרת מערכות הידע של הארגון כולל את הצרכים הבאים:
- תחלופת מסמכים בין גורמים בתוך הארגון ובין הארגון לגורמים חיצוניים (למשל לקוחות), באמצעות ערוצים דיגיטליים.
- ניתוח המידע הכלול במסמכים לפי תבניות - כלומר הפיכת המסמך לאוסף נתונים גולמיים במבנה ידוע.
- עריכה מובנית של שינויים (למשל הוספת הערות חיצוניות, או עריכה במודל "מעקב אחרי שינויים") בתוך מערכת הידע של הארגון (זאת בניגוד לניהול שינויים עצמאי ומנותק מהקשר עבודה, במסגרת מעבד תמלילים למשל).
- יצירה אוטומטית וממוכנת של מסמכים מתוך נתונים גולמיים (למשל מכתבים, דו"חות "אקסל", או שדרי נתונים במבנה סטנדרטי כגון SWIFT.
הפתרון:
מערכת תוכנה שמתבססת על הנסיון שנצבר אצלנו בטיפול במסמכים, מאפשרת את כל פתרונות העיבוד והטיפול במסמכים, כחלק מובנה וטבעי של תהליך העבודה (כלומר, ללא צורך במעבר לתוכנות חיצוניות לצורך פעולות אלו).תשתית הטיפול במסמכים שיצרנו כוללת מגוון פעילויות ממוכנות לקליטה, ניתוח, עיבוד, ויצירה של מסמכים - מתוך הבנה שמסמכים אלה הם לב תהליך העבודה.
התאמת מערכת התוכנה לארגון מתבצעת על בסיס תשתית זו, אך תוך שימת דגש על משמעותם של המסמכים ועל הצד המקצועי שקשור בתהליכי העבודה שאותם מסמכים אלה משמשים (למשל מסמכים של עסקת סחר-בינלאומי, מסמכי ביטוח, דו"חות שקשורים בהשקעות פיננסיות, וכד').
מערכת לדוגמה: TSDM
מערכת TSDM משמשת את מרכז הסחר-הבינלאומי של בנק לאומי לצורך טיפול בעסקאות אשראי-דוקומנטרי. בתחום הסחר-הבינלאומי משמשים מסמכים (מכונים "דוקומנטים") את הבנקים ככלי מהותי מהטיפול בעסקה, ומערכת TSDM מספקת לפקידים את הפתרונות הבאים:- ניתוח ופירוק ממוכן של מסמך הפתיחה של העסקה לכדי רכיבי מידע בדידים ("שדות").
- טיפול ב"תיקונים" לעסקה: קליטת מסמכי תיקון, פירוק ממוכן שלהם לרכיבי מידע בעלי משמעות, ושילוב שלהם בנתוני העסקה.
- מתן כלים לטיפול בתיקונים ידניים וממוכנים בעסקה, כמו הדגשה ויזואלית של התוספות והמחיקות (רכיב "מעקב אחרי שינויים"), יצירת היסטוריית שינויים של חיי העסקה, והדגשת מצבים חריגים בעלי משמעות עסקית יוצאת דופן.
- תשתית לקליטה של מסמכים מהלקוח ולשליחת מסמכים אליו במגוון ערוצי קשר (פקס, דוא"ל, וערוצים דיגיטליים), ולטיפול של הפקידים במסמכים אלה (כגון מתן הערות) - בתוך מערכת התוכנה המרכזית.